哈尔滨师范大学图书馆共设置11个部室，具体机构名称与职责如下所示：
一、学科服务部
1.开展学科服务和情报分析理论与技术研究。参与学科服务的服务设计、相关机制建设和发展规划制订。
2.组织和提供参考咨询。解答读者咨询，指导读者科学利用图书馆，为用户提供定题服务、专题服务，开展用户信息素质教育。
3.开展科研支撑服务。调研和把握学科的科研状况和具体用户信息需要。开展论文的查收查引、课题查询等基础科研支持服务，开展学科前沿追踪和学科态势分析，为学科发展提供决策支持。
4.负责相关学科的资源保障分析。试用、评价、搜集相关学科的信息资源，对数据库的使用情况进行统计分析，并负责数据库的订购和服务。多渠道宣传推广图书馆的资源与服务，以提高文献资源利用效率。编写、更新相关学科的读者参考资料。
5.参与对应学科分馆（资料室）的相关工作。
6.完成学校、本单位交办的其它工作任务。
二、学科分馆（资料室）
1.密切联系总馆，总分馆一体化，面向全校读者，提供全方位服务。
2.负责分馆的文献资源建设，包括分馆资源（图书、期刊等）采购预案制订、资源统计分析。
3.负责分馆的文献资源管理与保存。
4.负责分馆用户的需求分析和服务设计。
5.负责分馆的读者服务。
6.负责院系教师科研经费购书的验收入库。
7.负责分馆的安全、卫生、设备维护。
8.完成领导交办的其他工作。
9.负责分馆学院图书采购需求书目的统计。
10.完成学校、本单位交办的其它工作任务。
三、文献存储部
1.根据图书馆发展和功能定位，负责做好特色馆藏文献资源的收集、整理、典藏、开发利用。
2.负责本室书刊的整理、上架、剔除、修补、装订，及防尘、防霉、防虫等工作。
3.保持书刊排架准确，整齐，清洁。
4.制定本部门工作规范、工作细则和工作规划，汇总上报本部门的工作总结及各项业务统计数据。
5.校内文库建设与管理，对我校学者著作、文章进行收集整理存储利用。
6.完成学校、本单位交办的其它工作任务。
四、采访部
(一)文献采访
1.根据馆藏原则和读者需求及教学和科研的需要，基于原有藏书基础，制定图书采购方案，形成具有师大特色的馆藏体系。
2.及时掌握出版社发行动态，通过各种渠道和各种形式，有目的、有计划、有重点地迅速、准确地收集、采购、交换中外文图书，保持重要文献和特色资源的完整性和连续性，使收藏和服务达到平衡。
3.负责制定本馆文献采访原则、标准；制定详细的采访计划；制订年度信息资源采购经费预算计划，合理使用经费，统筹安排各种资源的比例，提高经费效率。
4.主动而广泛的收集各种书目信息，及时处理各种订购书目和来函。维护采访数据库，形成预订书目信息，做好选书、补漏、补缺工作。
5.及时处理邮购业务、报帐，控制预付款。
6.负责中外文图书的采购、登记工作、建立财产登记账目，做好采访统计工作。
7.负责图书捐赠、交换工作。及时处理各种图书交换信函。
8.加强与各院系联系，加强与读者联系，健全采购网络，听取多方面意见以改进工作。
9.负责各系资料室购置图书的验收、登记和账目入库工作。
10.负责到馆新书的宣传报道工作。
11.开展馆藏建设理论和实践研究，不断提高馆藏质量。
12.完成学校、本单位交办的其它工作任务。
(二)图书验收
1.负责到馆新书的接收、验收及登记；对赠书进行验收、登记。
2.按照图书清单，对到馆新书逐种逐册核对，对预订数据做到有验收记录。
3.验收无误，记入总括登记账。要求账目清晰无误，做到月有累计，年有合计。
4.完成部主任交办的临时任务。
5.负责协调监督图书加工人员的加工工作。
6.负责退书的相关事宜。
7.完成学校、本单位交办的其它工作任务。
(三)期刊验收
1.及时收集读者对报刊订购的意见，了解报刊利用情况，对每年一度的报刊续订和增订、停订提出初步的意见，以满足我校师生在教学、科研方面对报刊的需求，确保我馆报刊收藏的科学性、系统性和连续性。
2.负责中外文期刊的订购与验收。
3.负责到馆新刊的接收、验收及签到。
4.负责合订本期刊的接收与加工。
5.负责各院系报刊的接收、分类、签到。
6.负责新到馆报、刊及时送达到阅览室。
7.完成学校、本单位交办的其它工作任务。
五、编目部
(一)中外文书目数据总校（含文献编目）
1.承担中外文编目数据的分类、著录、主题标引的总校对，及时发现问题并改正。
2.参与中外文图书编目工作。
3.参与中外文书刊书目数据维护的有关工作 。
4.依据文献著录规则和机读目录使用规则，正确规范的建立机读书目数据 。
5.完成学校、本单位交办的其它工作任务。
(二)中外文书目数据审校（含文献编目）
1.审校中外文书目数据的分类、主题标引、著录格式，保证书目数据库的规范化和标准化。
2.参与书目数据维护的有关工作。
3.依据文献著录规则和机读目录使用规则，正确规范的建立机读书目数据。
4.完成学校、本单位交办的其它工作任务。
(三)中外文图书典藏
1.对已编目加工后的文献资料，根据馆藏情况，进行合理分配。
2.做好本馆的文献资料移送至各个阅览室的移交工作。
3.进行学期、学年有关数据的统计。
4.完成学校、本单位交办的其它工作任务。
(四)后期加工校对和馆藏维护
1.负责检查、验收、分配分编并加工好的中外文文献资料，发现错误及时处理。
2.检查书标情况,位置是否正确，粘贴是否准确。
3.注销丢失、剔旧的图书。
4.处理图书流通中出现各种问题 。
5.做好相关工作的记录和统计工作。
6.完成学校、本单位交办的其它工作任务。
(五)中外文合订报刊编目
1.负责合订期刊和报纸分类、主题标引、著录。
2.负责接收采访部已验收合订期刊和合订报纸的签收、贴条码、贴书标、典藏分配、送发。
3.参与合订期刊和报纸书目数据维护的有关工作。
4.进行学期、学年有关数据的统计。
5.完成学校、本单位交办的其它工作任务。
六、技术部
(一)网络及软硬件维护
1.网络规划及网络维护。
2.主机房服务器、交换机、存储等设备的规划与维护。
3.图书馆管理系统服务
七、古籍部职责
1.保护馆藏古籍，传承中华文化。
2.负责古籍书库与阅览室的防火防水防盗。
3.负责古籍书库与阅览室的管理及卫生清扫工作。
4.为读者提供古籍阅览、咨询服务。
5.负责古籍数据库的建设。
6.整理挖掘古籍文献资源。
7.协助教学科研人员开展工作与研究。
8.承担全国古籍普查平台的著录任务。
